Data Policy - CargoCorp UW

DATA PRIVACY POLICY

1. INTRODUCTION

In compliance with provisions of Law 1581 of 2012 and the Regulatory Decree 1377 of 2013, related with General Regime for the Protection of Personal Data in Colombia, these general policy is implemented for the treatment of data from officers, employees, clients, vendors or any Third Party that are part of the database for which CargoCorp UW, its parent company, branches, subsidiaries, and other companies of the business group is responsible, hereinafter CargoCorp UW.

2. OBJECTIVE AND SCOPE

Set the criteria for collection, storage, use, circulation and disposal and other uses for the treatment that will be granted to the personal data handled by CargoCorp UW in its condition as responsible for the treatment. This policy applies to all personal information logged in CargoCorp UW’s databases.

3. DEFINITIONS

AUTHORIZATION: It is the specific and free consent that information owner gives to CargoCorp UW by written documentary means for the handling or processing of their data, prior to the treatment
SENSITIVE DATA: It is understood as the data that affects the privacy of the information owner or that improper use may generate discrimination.
ATTENDANT: It may be CargoCorp UW, or a third party authorized to do so, who will process the data provided by information owner, in accordance with Law 1581 of 2012 and its regulatory decrees.
RESPONSIBLE: CargoCorp UW as responsible for the database will decide on it and / or on the treatment of the data provided by the information owner, in accordance with Law 1581 of 2012 and its regulatory decrees.
INFORMATION OWNER: Natural or legal person whose data is subject to treatment by CargoCorp UW
TREATMENT: It consists in the collection, storage, use, circulation, or disposal of non-sensitive data that CargoCorp UW uses for its commercial activity

4. RESPONSIBLE OF INFORMATION TREATMENT

CargoCorp UW is an incorporated commercial company from US with a subsidiary located at Carrera 12A #79-08 Office 401 in the city of Bogotá, Colombia.

Web Site: www.cargocorpuw.com

Phone: (60-1) 7482217

Email: compliance@cargocorpuw.com

5. TREATMENT AND PURPOSE OF DATA COLLECTION

CargoCorp UW will obtain personal data by collecting it directly or through third parties duly authorized to provide such information for commercial purposes to fulfill its corporate purpose. CargoCorp UW will guarantee the safe storage of the information contained in the database, as well as its non-sale or supply to third parties other than its parent company, subsidiaries and other companies of the corporate group.

The data collected will be used for commercial purposes, marketing, statistics, data updates, satisfaction surveys, trend analysis and in general other technical studies useful for the products and services of CargoCorp UW and the purposes indicated below:

Perform the activities foreseen in the development of the labor and/or contractual relationship with employees, vendors and managers.
Treat the information for the activities related to the Occupational Health and Safety System.
To process the binding request as intermediary, policyholder, insured and/or beneficiary of the reinsurance contract.
Make decisions regarding the negotiation, placement, renewal and execution of policies with capacity providers (reinsurers) in accordance with underwriting policies, including the determination of premiums and risk management.
Based on legal obligations, control, prevent, detect and investigate crimes, including fraud and money laundering, and analyze and manage other risks applicable to the company operation.
Consultation, storage, management, transfer, processing of information to central information or databases duly constituted concerning money laundering or economic sanctions for the prevention of financial crimes, terrorism and fraud.
Execute and comply with reinsurance contracts, as well as the assessment, processing, settlement, adjustment and payment of claims, when appropriate, manage disputes over claims, through lawyers or specialized external third parties.
Manage premium collection activities, payment reminders, expirations and renewals through e-mails, phone contact and others.
Reply to requests or inquiries from business partners such as capacity providers, intermediaries or regulators.
Manage business infrastructure and operations; comply with internal policies and procedures, including auditing, finance, accounting, IT systems, data hosting, websites, business continuity; records and document management.
Resolve complaints and handle requests for data access or modification.
To ensure the security of individuals and property within the facilities, for this purpose, video surveillance cameras may be used.
Transfer the information to third parties appointed by CargoCorp UW at local or international level to fulfil the purposes informed to the information owner, such as technology providers where the hosting of our servers is located, with our group of companies, service providers, adjusters, investigators, insurance intermediaries, among other business partners and companies of the group.

6. PROCEDURES TO OBTAIN INFORMATION CONSENT

CargoCorp UW will require the free, prior, express and informed consent from the information owner for the collection, storage, use, circulation or disposal of personal data in instances where the company directly obtains the information, as occurs in the process of hiring an employee or when there is a vendor who is a natural person. For this purpose, CargoCorp UW as responsible for the processing of personal data, has an authorization form that will be shared to the information owners prior to their engagement, and will keep it as evidence of the consent.

Due to the CargoCorp UW business model, for certain business lines such as Motor or Hull and Machinery , personal private or semi-private information may be obtained, in this scenario CargoCorp UW acts as attendant, considering that the intermediary is the one who makes the contact with the information owner and obtains the consent for the handling of data in the cases where the local regulation requires it and is empowered to transfer this information to CargoCorp UW for the quotation of reinsurance products. If required by any regulatory or supervisory body, proof of authorization will be requested from the intermediary or insurer.

7. SENSITIVE INFORMATION

As part of the occupational health and safety management system, data must be collected on the medical condition and state of health, physical or mental illness diagnosed or in the process of diagnosis, symptoms at the time of contact, previous treatments received or medical condition at work (current or previous), personal habits such as smoking or alcohol consumption, in the event of an occupational accident, consult the employee’s medical history and discuss information with associated entities that are part of the health guild.

In the onboarding process of new employees, the company may obtain information about criminal history or consult binding and non-binding restrictive lists as part of the process of preventing money laundering and terrorist financing. The company may also obtain sensitive information if the information owner voluntarily provides it (for example, expresses preferences regarding medical treatment based on religious beliefs, gender issues, etc.).

It is possible to collect biometric information such as images and/or video recordings of the information owners as routine security of the facilities, this information will be kept under appropriate measures to ensure proper custody. We inform that the consent for the treatment of sensitive information is voluntary, therefore, unless these data are essential for the conclusion or execution of the contractual relationship with CargoCorp UW, the owners are not obliged to authorize their treatment. In those cases, in which they are required for the formalization of the contractual relationship and the information owner does not agree to provide them, it will be understood that he/she does not intend to be bound by the company, and he/she will be informed accordingly.

8. RIGHTS OF INFORMATION OWNER

Information owner will have the following rights:

Know, update, and modify their personal information with CargoCorp UW
Request proof of consent granted to CargoCorp UW
Be informed, upon request, regarding the use of personal information
Submit to the Superintendency of Industry and Commerce of Colombia complaints for infractions to the provisions of the law 1581 of 2012 or other regulations that modify, add, or complement it
Revoke the authorization and / or request the disposal of the information when the treatment did not respect the constitutional and legal principles, rights and guarantees
Refrain from answering questions about sensitive information.

The following individuals may enforce the rights established in this policy as follows:

The Information owner, who must prove his identity by means available to him by CargoCorp UW.
By their successors, who must prove such quality
By the representative and / or attorney-in-fact, prior accreditation of the representation or power of attorney
By stipulation in favor of another or for another prior accreditation
The rights of children or adolescents shall be enforced by people who are empowered to represent them

9. DUTIES OF CCUW AS RESPONSIBLE OF THE INFORMATION

Guarantee the Information owner the full and effective rights to habeas data
Request and keep, under the conditions set forth in the law, copy of the respective authorization granted by the Information owner, which is understood to be included in the offers submitted by the company
inform the Information owner about the purpose of the collection and the rights that assist him by virtue of the authorization granted
Keep the information under the necessary security conditions to prevent its adulteration, loss, consultation, use or unauthorized / fraudulent access
Rectify or update the information when it is not accurate
To inform at the request of the Information owner about the use given to their personal information.

10. COMPLAINT HANDLING FOR INQUIRIES AND CLAIMS

The information owner may enforce the rights set forth in this policy as follows: By means of written communication or by e-mail he/she may: request information about the personal data held in the database managed by CargoCorp UW and exercise the rights set forth in this document.

The communication may be addressed to the legal representative or to the Compliance area at Compliance@cargocorpuw.com, Inquiries will be answered by the same means in which it was filed, within a maximum period of ten (10) working days from the date of receipt thereof. When it is not possible to attend the consultation within such a term, the interested party will be informed, stating the reasons for the delay and indicating the date on which the consultation will be attended, which in no case may exceed five (5) working days following the expiration of the first term.

For filing and attention of requests, the following information is requested:

Full name and surname
Contact details (e-mail address and contact telephone numbers)
Reason(s)/fact(s) giving rise to the claim with a brief description of the right you wish to exercise (know, update, rectify, request proof of authorization granted, revoke, delete, access to information).
Means to receive a response to your request
Signature and identification number.

If the information owner or the person duly authorized for the exercise of their rights, consider that the information contained in the database should be corrected, updated or deleted, they may file a claim with CargoCorp UW which will be processed according to the following rules:

The maximum term to resolve a request will be fifteen (15) business days from the day following the date of receipt. If it is not possible to remediate the request within said term, the interested party will be informed of the reasons for the delay and the date on which their claim will be attended, which in no case may exceed eight (8) business days from the first term date.

If the related information is not completed, the interested party will be contacted within five (5) days following receipt of the request to complete the information. After two (2) months from the date of the request, without the applicant presenting the required information, it will be understood that he has withdrawn the request

If the person who receives the request is not able to resolve it, he or she will send it to the corresponding unit within a maximum term of two (2) business days and will inform the interested party of the situation.

Once the complete request has been received, it will say “request in process” and the reason for it will be included in the database within a term of no more than two (2) business days. This legend will be maintained until the claim is decided.

TERM OF VALIDITY

This Policy is effective as of July 31, 2013. The databases where the personal data will be recorded will be valid for the time in which the information is kept and used for the purposes described in this policy. Once such purpose(s) is/are fulfilled and if there is no legal or contractual duty to keep your information, personal data will be deleted from our databases.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, mediante las cuales se establece el Régimen General de Protección de Datos Personales, se implementan las presentes políticas generales para el tratamiento de los datos de sus funcionarios, clientes, proveedores o cualquier tercero que haga parte de la base de datos de la que sea responsable CargoCorp UW, su matriz, sucursales, filiales y demás empresas del grupo empresarial.

2. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión y demás usos para el tratamiento que se dará a los datos personales manejados por CargoCorp UW en su calidad de responsable y encargado del tratamiento. Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de CargoCorp UW.

3. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento expreso y libre que el titular entregará a CargoCorp UW por un medio documental para el tratamiento de sus datos.
DATOS SENSIBLES: Se entenderá por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
ENCARGADO: Podrá ser CargoCorp UW o un tercero autorizado para ello, quienes realizarán el tratamiento de los datos entregados por el titular, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
RESPONSABLE: CargoCorp UW como responsable de la base de datos decidirá sobre la misma y/o por el tratamiento de los datos entregados por el titular, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de Tratamiento
TRATAMIENTO: Consiste en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos que use CargoCorp UW para llevar a cabo su razón social.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CargoCorp UW sociedad comercial legalmente constituida en los Estados Unidos, con subsidiaria en Colombia domiciliada en la carrera 12A #79-08 Oficina 401 de la ciudad de Bogotá.

Página web: www.cargocorpuw.com

Teléfono: (60-1) 7482217

Email: compliance@cargocorpuw.com

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

CargoCorp UW obtendrá los datos personales mediante la recolección directa o través de terceros debidamente autorizados para proporcionar tal información con fines comerciales para el cumplimiento de su razón social. CargoCorp UW garantizará el almacenamiento seguro de la información contenida en la base de datos, así como su no venta o suministro a terceras personas diferentes a su matriz, filiales y demás empresas del grupo empresarial.

Los datos recolectados se usarán con fines comerciales, de mercadeo, estadísticas, actualización de datos, encuestas de satisfacción, análisis de tendencia y en general demás estudios de técnica útiles para la promoción de los productos y servicios de CargoCorp UW y las finalidades que a continuación se señalan:

Ejecutar las actividades previstas en el desarrollo de la relación laboral y/o contractual con los empleados, proveedores y administradores
Realizar las actividades relacionadas con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST en adelante).
Tramitar la solicitud de vinculación como intermediario, tomador, asegurado y/o beneficiario del contrato de reaseguro.
Tomar decisiones respecto a la negociación, colocación, renovación y ejecución de pólizas con los proveedores de capacidad (reaseguradores) de acuerdo con las políticas de suscripción, incluyendo la determinación de primas y selección de riesgos.
En base a las obligaciones legales, controlar, prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos aplicables a la operación.
Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento de información a las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas referentes a prevención de lavado de activos o sanciones económicas para la prevención de delitos, terrorismo y de fraude.
Ejecutar y cumplir con los contratos de reaseguro, así como, la evaluación, trámite, liquidación, ajuste y pago de siniestros, cuando corresponda, gestionar las controversias sobre siniestros, a través de abogados o terceros externos especializados.
Adelantar las gestiones de cobranza, recordatorios de pago, vencimientos y renovaciones a través de correos electrónicos, contacto telefónico y otros.
Responder las solicitudes o peticiones de socios comerciales como proveedores de capacidad, intermediarios o entes reguladores.
Administrar la infraestructura y operaciones comerciales; cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos los de auditorías, finanzas, contabilidad, sistemas de tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; gestión de registros y documentos.
Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de estos.
Procurar la seguridad de las personas y bienes dentro de las instalaciones para lo cual se puede contar con cámaras de videovigilancia.
Transmitir la información a terceros encargados escogidos por CargoCorp UW a nivel nacional o internacional para el cumplimiento de las finalidades informadas al Titular, como lo son a proveedores tecnológicos donde se ubica el hosting de nuestros servidores, con nuestro grupo de empresas, proveedores de servicios, ajustadores, investigadores, intermediarios de seguros, entre otros socios comerciales.

6. MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

CargoCorp UW requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales en los casos donde la empresa obtenga de manera directa la información, como sucede en el proceso de vinculación de un empleado o eventualmente de un proveedor que sea persona natural. Para ello, CargoCorp UW en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, cuenta con un formato de autorización que será compartido a los titulares previamente a su vinculación, lo conservará de manera permanente como prueba de la autorización.

Por el modelo de negocio CargoCorp UW para ciertas líneas como Motor o Casco se podrían llegar a obtener datos personales privados o semiprivados, en este escenario CargoCorp UW actúa como encargado, considerando que el intermediario es quien realiza el contacto con el titular y obtiene la autorización para el manejo de datos en los casos donde la regulación local lo exija y está facultado para transferir esta información a CargoCorp UW para la cotización de productos de reaseguro. En dado caso que se requiera por parte de algún ente regulatorio o supervisor, se solicitara al intermediario o aseguradora la prueba de la autorización.

7. INFORMACIÓN SENSIBLE

Como parte del SG-SST se deben recolectar datos de la condición médica y estado de salud, enfermedad física o mental diagnosticada o en proceso de diagnóstico, síntomas en el momento de contacto, tratamientos previos recibidos o condición médica laboral (actual o anterior), hábitos personales como tabaquismo o consumo de alcohol, en dado caso cuando se presente un accidente laboral consultar la historia clínica del empleado y tratar información con entidades asociadas que hagan parte del gremio de salud.

En el proceso de vinculación la empresa puede obtener información sobre sus antecedentes penales o consultar en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes como parte del proceso de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. También podemos obtener información sensible si usted voluntariamente la proporciona (por ejemplo, si usted expresa sus preferencias con respecto al tratamiento médico con base en sus creencias religiosas, cuestiones de genero etc.).

Es posible recolectar información biométrica como imágenes y/o grabaciones en video de los Titulares como parte de la seguridad de las instalaciones y en procesos disciplinarios, esta información se mantendrá bajo medidas apropiadas que aseguren su debida custodia. Informamos que el consentimiento para el Tratamiento de los datos sensibles es de carácter voluntario, razón por la cual, salvo que estos datos resulten indispensables para la celebración o ejecución de la relación contractual con CargoCorp UW, los Titulares no están obligados a autorizar su Tratamiento. En aquellos casos en que sean requeridos para la formalización de la relación contractual y el Titular no esté de acuerdo en suministrarlos se entenderá que no tiene intención de vincularse y así se le hará saber.

8. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de la información cuenta con los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante CargoCorp UW
Solicitar prueba de la autorización otorgada a CargoCorp UW
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento CargoCorp UW no respetó los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles

Podrán ejercer los derechos del titular las siguientes personas:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento
Por estipulación a favor de otro o para otra previa acreditación de tal estipulación
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlo

9. DEBERES DE CARGOCORP UW COMO RESPONSABLE Y/O ENCARGADO

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular la cual se entiende incluida en las ofertas que someta a consideración la compañía
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Rectificar la información cuando sea incorrecta
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular podrá ejercer los derechos establecidos en esta política de la siguiente manera: Mediante comunicación escrita o por correo electrónico podrá: solicitar información acerca de los datos personales que reposen en la base de datos que maneja CargoCorp UW y ejercer los derechos previstos en este documento.

La comunicación podrá ser dirigida al representante Legal o al área de Compliance al correo electrónico compliance@cargocorpuw.com. Las consultas serán atendidas por el mismo medio en la cual haya sido radicada, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para la radicación y atención de las solicitudes se solicita suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos
Datos de contacto (correo electrónico y teléfono de contacto)
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
Medios para recibir respuesta a su solicitud
Firma y número de identificación.

En el evento en que el Titular o la persona debidamente autorizada para el ejercicio de sus derechos, consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante CargoCorp UW el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el evento en que la información relacionada esté incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 31 de Julio de 2013. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.